Kiat Transisi Pengelolaan Karyawan Manual ke HRIS Software

Bukan rahasia umum jika pengelolaan karyawan memakan waktu cukup lama yang disebabkan banyaknya jumlah karyawan dan kompleksitas data karyawan.

Kini adanya teknologi menyebabkan banyak perusahaan mulai beralih ke HRIS Software dibandingkan mengandalkan cara manual mengingat kepraktisan dan kemudahan yang ditawarkan HRIS Software dibandingkan pengelolaan manual.

Picture1

Namun, tidak semua perusahaan paham benar bagaimana mulai bertransisi menuju pengelolaan digital menggunakan HRIS Software.

Untuk itu, artikel di bawah ini membahas mengenai kiat transisi pengelolaan karyawan dari manual ke HRIS Software!

Pahami Kebutuhan Perusahaan

Sebuah HRIS Software mempunyai beberapa modul yang berbeda fungsinya. Ada pihak vendor penyedia HRIS yang mengharuskan perusahaan untuk menggunakan semua modul yang tersedia. Akan tetapi, tidak semua perusahaan butuh semua modul tersebut.

Ada perusahaan yang hanya membutuhkan modul tertentu sesuai dengan masalah yang dialami dari internal.

Maka demikian, perusahaan harus memahami apa saja kebutuhan pokok perusahaan sehingga modul yang digunakan benar-benar tepat guna. Jangan sampai modul yang digunakan justru tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tetapkan Anggaran Sejelasnya

Selain memahami kebutuhan agar modul yang nantinya digunakan sesuai keperluan, selanjutnya perusahaan juga harus menetapkan anggaran yang jelas. Barulah kemudian perusahaan Anda dapat mencari tahu harga atau tarif yang ditetapkan pihak vendor penyedia.

Pastikan juga bahwa harga tersebut adalah harga fix dan tidak akan bertambah ketika perusahaan menggunakan HRIS Software. Perusahaan juga harus memastikan apakah biaya pemeliharaan sistem nantinya dibebankan kepada vendor atau kepada Anda.

Baca Juga: Contoh CV Menarik untuk Semua Posisi Pekerjaan

Pastikan Keamanan Software

Keamanan informasi dan data karyawan adalah salah satu hal penting yang wajib dipertimbangkan perusahaan. Sudah banyak kejadian kebocoran dan manipulasi data serta informasi karyawan yang dilakukan oleh oknum tidak bertanggung jawab.

Dengan begitu, perusahaan wajib memastikan keamanan software.

Ada banyak vendor yang menyediakan HRIS Software. Salah satu vendor HRIS yang sering digunakan adalah LinovHR.

Sudah banyak perusahaan yang menggunakan jasa LinovHR karena sistem keamanan yang ketat sehingga kemungkinan kebocoran data dapat diminimalisir.

Libatkan Karyawan untuk Demo Software

Tidak semua karyawan cepat dalam beradaptasi menggunakan sebuah software. Oleh karena itu, libatkan karyawan terkait contohnya HR admin ketika hendak mengajukan demo kepada pihak vendor.

Perusahaan juga sebaiknya memastikan bahwa fitur dan user interface yang tersedia mudah dipahami serta mudah digunakan. 

Bagaimana, apakah sudah terbayang bagaimana implementasi HRIS Software?  Transisi pengelolaan karyawan dari manual ke digital kadang kala membutuhkan berbagai analisis dan pertimbangkan.

Akan tetapi, setelah implementasi HRIS Software berhasil, maka kinerja pengelolaan karyawan pun juga akan meningkat. Semoga ulasan singkat di atas dapat membantu!